FAQ
An welche Personen bzw. Anwender richtet sich das System?
- Im Büro wird das Web-Portal typischerweise von Mitarbeitern aus dem Ladungsträgermanagement bzw. der Ladungsträgerbuchhaltung verwendet.
- Die Funktionen im Kontext der Sendung bzw. des Liefernachweises werden häufig von Disponenten genutzt.
- Im operativen Feld erfolgt die Erfassung von Daten in der Mobile-App entweder von Fahrern oder von Lagermitarbeitern.
Wie hoch sind die Kosten?
- Es gibt Keine Lizenzkosten, weder für das Web-Portal noch für die Mobile-App.
- Die ersten 30 Tage sind komplett kostenlos, erst danach werden die Leistungen abgerechnet.
- Die Abrechnung erfolgt rein transaktionsbasiert.
- Pro gebuchtem Ladungsträger werden 0,0025 EUR abgerechnet.
Welche Sprachen stehen zur Verfügung?
- Das Web-Portal steht in 16 Sprachen zur Verfügung:
- Deutsch
- Englisch
- Bulgarisch
- Chinesisch (Mandarin)
- Französisch
- Italienisch
- Kroatisch
- Polnisch
- Portugiesisch
- Rumänisch
- Russisch
- Serbisch
- Slowenisch
- Spanisch
- Tschechisch
- Türkisch
- Die Mobile-App ist in 50 Sprachen übersetzt:
- Deutsch
- Englisch
- Albanisch
- Arabisch
- Bulgarisch
- Chinesisch (Mandarin)
- Griechisch
- Dänisch
- Estnisch
- Finnisch
- Französisch
- Georgisch
- Hebräisch
- Hindi
- Italienisch
- Japanisch
- Kasachisch
- Kroatisch
- Kirgisisch
- Koreanisch
- Lettisch
- Litauisch
- Mazedonisch
- Mongolisch
- Niederländisch
- Norwegisch
- Polnisch
- Portugiesisch
- Spanisch
- Russisch
- Rumänisch
- Schwedisch
- Slowakisch
- Persisch
- Serbisch
- Singhalesisch
- Slowenisch
- Tadschikisch
- Tamilisch
- Tagalog
- Thai
- Turkmenisch
- Tschechisch
- Türkisch
- Ungarisch
- Ukrainisch
- Urdu
- Usbekisch
Wie funktioniert die Registrierung?
- Jeder neue Benutzer muss am System registriert werden. Eine Nutzung ohne Registrierung ist nicht möglich.
- Für eine eigenständige Registrierung durch einen neuen Benutzer wird eine E-Mail-Adresse und ein Passwort benötigt.
- Die Registrierung eines neuen Benutzers kann entweder über das Web-Portal (URL) oder in der Mobile-App erfolgen.
- Die E-Mail-Adresse wird über eine E-Mail validiert, in der ein Link zur Bestätigung enthalten ist.
- Ein neuer Benutzer kann zusätzlich ein neues Unternehmen registrieren.
- Der erste Benutzer eines neuen Unternehmens erhält automatisch Administrationsrechte. Dies kann später wieder geändert werden.
- Der Administrator eines Unternehmens kann neue Benutzer direkt im Web-Portal anlegen.
- Alternativ kann ein Administrator eines bestehenden Unternehmens einen bereits vorhandenen Benutzer ohne eine Zuordnung zu einem Unternehmen zum eigenen Unternehmen einladen.
Gibt es eine Testversion?
- Parallel zum Produktiv-System steht ein Test-System zur Verfügung. Diese kann über die folgende URL erreicht werden: https://portal-test.poolynk.com
- Die Mobile-App kann über die Einstellungen so konfiguriert werden, dass sie sich nicht mit dem Produktivsystem, sondern mit dem Test-System verbindet.
- Die Daten von Test-System und Produktiv-System sind strikt getrennt. Eine Übernahme von Berechtigungen oder Benutzerdaten von einem System in das andere wird nicht unterstützt.
- Daher muss für die Nutzung des Test-Systems eine separate Registrierung auf dem Test-System erfolgen. Dies ist über die folgende URL möglich: https://portal-test.poolynk.com/partner/registration
- Auch die Schnittstellen stehen im Test-System zur Verfügung. Die Dokumentation findet sich hier: https://portal-test.poolynk.com/api-spec/index#/
Welche Hardware wird benötigt?
- Es werden keine Server benötigt, das Web-Portal und das Server-Backend sind in der Microsoft Azure Cloud gehostet.
- Für die Nutzung des Web-Portals ist ein aktueller Browser erforderlich, wir empfehlen Google Chrome.
- Für die Mobile App können aktuelle Smartphones oder Tablets unter IOS oder Android (ab Version 4.4) verwendet werden.
Wie wird die Mobile-App installiert?
- Die App kann über itunes bzw. den Google-Play-Store installiert werden.
- Alternativ können die Installationsdaten als APK für den Roll-Out in eigenen Geräte-Pools unter Android bereitgestellt werden. In diesem Szenario ist die interne IT auch für die Updates der Lösung verantwortlich.
- Die Installationsdateien für Geräte vom Typ TomTom-Bridge, TomTom Connect 817x bzw. Daimler Fleetboard stehen ebenfalls als APK-Dateien zur Verfügung.
Benötigen die Mobilgeräte eine Datenverbindung?
- Ja
- Im Lager reicht ein WLAN
- Für den Einsatz als Fahrer sollte ein Vertrag mit mobiler Datenverbindung vorliegen. Wir empfehlen eine Flatrate, die erst ab einem bestimmten Datenvolumen gedrosselt wird.
- Die poolynk Mobile App speichert die erfassten Daten auch bei einer fehlenden Datenverbindung auf dem Gerät (caching) und überträgt sie, sobald wieder eine Verbindung vorliegt.
- Die Standort-Suche über die GPS-Position ist nur bei bestehender Datenverbindung verfügbar.
Wo werden die Daten gespeichert?
- Sämtliche Daten werden in der Microsoft Azure Cloud, Europa gespeichert. (https://azure.microsoft.com/de-de/global-infrastructure/regions/)
Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
- Es stehen diverse Standard-Schnittstellen zur Verfügung.
- Import und Export von Transaktionen
- Import, Update und Export von Sendungen
- Die Schnittstellen sind unter der folgenden URL dokumentiert: https://portal.poolynk.com/api-spec/index#/
- Zur Verwaltung der Zugriffsberechtigung muss ein API-Key für einen (technischen) Benutzer über das Benutzermanagement eingerichtet werden.
- Für das Test-System sind die Schnittstellen hier zu finden: https://portal-test.poolynk.com/api-spec/index#/.
- Für das Test-System wird ein eigener API-Key benötigt.
Ist eine Integration in die vorhandene IT-Landschaft erforderlich?
- Das System kann auch ohne eine Integration verwendet werden.
- Dies empfiehlt sich insbesondere für eine schnelle Einführung bzw. für einen grundsätzlichen Test der Prozesse.
- Eine Integration über die bestehenden Standard-Schnittstellen kann dann in einem zweiten Schritt erfolgen.
Wie lange dauert die Einführung?
- Die Dauer für eine flächendeckende Einführung ist abhängig von der Unternehmensgröße, maßgeblich von der Anzahl der Standorte und der Anzahl der beteiligten Benutzer.
- Ein erster Prozess-Test ist direkt nach der Registrierung möglich.
- Wie empfehlen zunächst die Durchführung eines Tests in einem Teilsegment des Anwendungsspektrums.
- Im Anschluss an einen erfolgreichen Test kann der Roll-Out auf den gesamten Nutzerkreis erfolgen. Je nach Umfang kann dies auch stufenweise erfolgen.
- Auch wenn bei der Nutzung von poolynk kein Customizing o.ä. erforderlich ist, so hat die Einführung trotzdem den Charakter eines Projekts.
- Hier ist das erforderliche Change-Management zu beachten, sowie die Benennung eines Verantwortlichen bzw. Projektmanagers im Unternehmen.
- Die Implementierung von Schnittstellen ist grundsätzlich unabhängig von der Nutzung und kann in einen späteren Projektschritt verlagert werden.
Wie gehe ich vor, wenn mein Kunde auf einen Papier-Beleg besteht?
- Bei der Erfassung einer Transaktion kann optional ein Foto vom Papier-Beleg erstellt werden.
- Das Foto ist im Web-Portal mit der Transaktion verknüpft.
- Das Foto kann auch über Schnittstellen in ein eventuell vorhandenes DMS übertragen werden.
- Der Papier-Beleg kann separat abgelegt werden.
- Vor allem entfällt die zeitversetzte Übertragung der Daten vom Papier-Beleg in ein Buchungssystem.
Wie wird ein neuer Benutzer angelegt?
- Neue Benutzer können im Web-Portal angelegt werden.
- Alternativ kann eine selbständige Registrierung eines neuen Benutzers in der App oder im Web-Portal erfolgen.
- Nach der Erfassung der ersten Transaktion kann der neue Benutzer zum Unternehmen hinzugefügt werden.
Wie funktioniert die Kooperation zwischen Partnern?
- Grundsätzlich ist die poolynk Plattform als unternehmensübergreifende Plattform konzipiert.
- Dadurch können die Daten ohne erneute Erfassung für verschiedene Unternehmen genutzt werden.
- Beispielsweise können alle an einer Transaktion beteiligten Unternehmen auf die erfassten Daten zugreifen, sofern sie in der poolynk Plattform registriert sind.
- Ebenso stehen die Daten zu einer Sendung für die beteiligten Partner zur Verfügung, dies erlaubt die unternehmensübergreifende Kooperation.
- Verschiedene Unternehmen können für eine Transaktion oder für eine Sendung in unterschiedlichen Rollen zugeordnet werden. Diese Rollen sind: Versender, Empfänger, Frachtführer oder Auftraggeber.
Wie ist der Begriff Transaktion auf der poolynk-Plattform abgegrenzt?
- Eine Transaktion bezeichnet die Übergabe von Ware oder Ladungsträgern von einem Partner / Unternehmen zu einem anderen.
- Bei den Transaktionen wird zwischen Beladungen und Entladungen unterschieden.
- Gleichzeitig mit der Be- bzw. Entladung von Ware auf Ladungsträgern wird der Tausch von leeren Ladungsträgern mit erfasst.
Was genau ist eine Buchung auf der poolynk-Plattform abgegrenzt?
- Aus den Transaktionen werden Buchungen für alle registrierten Partner abgeleitet.
- Als Buchung wird dabei jede Bewegung eines einzelnen Ladungsträgers bezeichnet, entweder ein- oder ausgehend.
Kann die Sendungsfunktion auch unabhängig vom Ladungsträgermanagement verwendet werden?
- Grundsätzlich ist das möglich
- Derzeit haben wir noch kein Preismodell für diesen Anwendungsfall hinterlegt.
- Daher kann dieser Anwendungsfall derzeit kostenlos getestet werden.
- Wir werden die Nutzer rechtzeitig über ein Preismodell informieren.