FAQ

FAQ

An welche Personen bzw. Anwender richtet sich das System?

  • Im Büro wird das Web-Portal typischerweise von Mitarbeitern aus dem Ladungsträgermanagement bzw. der Ladungsträgerbuchhaltung verwendet.
  • Die Funktionen im Kontext der Sendung bzw. des Liefernachweises werden häufig von Disponenten genutzt.
  • Im operativen Feld erfolgt die Erfassung von Daten in der Mobile-App entweder von Fahrern oder von Lagermitarbeitern.
Wie hoch sind die Kosten?

  • Es gibt Keine Lizenzkosten, weder für das Web-Portal noch für die Mobile-App.
  • Die ersten drei Monate sind komplett kostenlos, erst danach werden die Leistungen abgerechnet.
  • Die Abrechnung erfolgt rein transaktionsbasiert.
  • Pro gebuchtem Ladungsträger werden 0,0025 EUR abgerechnet.
Welche Sprachen stehen zur Verfügung?

  • Das Web-Portal steht in 16 Sprachen zur Verfügung:
    • Deutsch
    • Englisch
    • Bulgarisch
    • Chinesisch (Mandarin)
    • Französisch
    • Italienisch
    • Kroatisch
    • Polnisch
    • Portugiesisch
    • Rumänisch
    • Russisch
    • Serbisch
    • Slowenisch
    • Spanisch
    • Tschechisch
    • Türkisch
  • Die Mobile-App ist in 50 Sprachen übersetzt:
    • Deutsch
    • Englisch
    • Albanisch
    • Arabisch
    • Bulgarisch
    • Chinesisch (Mandarin)
    • Griechisch
    • Dänisch
    • Estnisch
    • Finnisch
    • Französisch
    • Georgisch
    • Hebräisch
    • Hindi
    • Italienisch
    • Japanisch
    • Kasachisch
    • Kroatisch
    • Kirgisisch
    • Koreanisch
    • Lettisch
    • Litauisch
    • Mazedonisch
    • Mongolisch
    • Niederländisch
    • Norwegisch
    • Polnisch
    • Portugiesisch
    • Spanisch
    • Russisch
    • Rumänisch
    • Schwedisch
    • Slowakisch
    • Persisch
    • Serbisch
    • Singhalesisch
    • Slowenisch
    • Tadschikisch
    • Tamilisch
    • Tagalog
    • Thai
    • Turkmenisch
    • Tschechisch
    • Türkisch
    • Ungarisch
    • Ukrainisch
    • Urdu
    • Usbekisch
Wie funktioniert die Registrierung?

  • Jeder neue Benutzer muss am System registriert werden. Eine Nutzung ohne Registrierung ist nicht möglich.
  • Für eine eigenständige Registrierung durch einen neuen Benutzer wird eine E-Mail-Adresse und ein Passwort benötigt.
  • Die Registrierung eines neuen Benutzers kann entweder über das Web-Portal (URL) oder in der Mobile-App erfolgen.
  • Die E-Mail-Adresse wird über eine E-Mail validiert, in der ein Link zur Bestätigung enthalten ist.
  • Ein neuer Benutzer kann zusätzlich ein neues Unternehmen registrieren.
  • Der erste Benutzer eines neuen Unternehmens erhält automatisch Administrationsrechte. Dies kann später wieder geändert werden.
  • Der Administrator eines Unternehmens kann neue Benutzer direkt im Web-Portal anlegen.
  • Alternativ kann ein Administrator eines bestehenden Unternehmens einen bereits vorhandenen Benutzer ohne eine Zuordnung zu einem Unternehmen zum eigenen Unternehmen einladen.
Gibt es eine Testversion?

  • Parallel zum Produktiv-System steht ein Test-System zur Verfügung. Diese kann über die folgende URL erreicht werden: https://portal-test.poolynk.com
  • Die Mobile-App kann über die Einstellungen so konfiguriert werden, dass sie sich nicht mit dem Produktivsystem, sondern mit dem Test-System verbindet.
  • Die Daten von Test-System und Produktiv-System sind strikt getrennt. Eine Übernahme von Berechtigungen oder Benutzerdaten von einem System in das andere wird nicht unterstützt.
  • Daher muss für die Nutzung des Test-Systems eine separate Registrierung auf dem Test-System erfolgen. Dies ist über die folgende URL möglich: https://portal-test.poolynk.com/partner/registration
  • Auch die Schnittstellen stehen im Test-System zur Verfügung. Die Dokumentation findet sich hier: https://portal-test.poolynk.com/api-spec/index#/
Welche Hardware wird benötigt?

  • Es werden keine Server benötigt, das Web-Portal und das Server-Backend sind in der Microsoft Azure Cloud gehostet.
  • Für die Nutzung des Web-Portals ist ein aktueller Browser erforderlich, wir empfehlen Google Chrome.
  • Für die Mobile App können aktuelle Smartphones oder Tablets unter IOS oder Android (ab Version 4.4) verwendet werden.
Wie wird die Mobile-App installiert?

  • Die App kann über itunes bzw. den Google-Play-Store installiert werden.
  • Alternativ können die Installationsdaten als APK für den Roll-Out in eigenen Geräte-Pools unter Android bereitgestellt werden. In diesem Szenario ist die interne IT auch für die Updates der Lösung verantwortlich.
  • Die Installationsdateien für Geräte vom Typ TomTom-Bridge, TomTom Connect 817x bzw. Daimler Fleetboard stehen ebenfalls als APK-Dateien zur Verfügung.
Benötigen die Mobilgeräte eine Datenverbindung?

  • Ja
  • Im Lager reicht ein WLAN
  • Für den Einsatz als Fahrer sollte ein Vertrag mit mobiler Datenverbindung vorliegen. Wir empfehlen eine Flatrate, die erst ab einem bestimmten Datenvolumen gedrosselt wird.
  • Die poolynk Mobile App speichert die erfassten Daten auch bei einer fehlenden Datenverbindung auf dem Gerät (caching) und überträgt sie, sobald wieder eine Verbindung vorliegt.
  • Die Standort-Suche über die GPS-Position ist nur bei bestehender Datenverbindung verfügbar.
Wo werden die Daten gespeichert?

Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?

  • Es stehen diverse Standard-Schnittstellen zur Verfügung.
  • Import und Export von Transaktionen
  • Import, Update und Export von Sendungen
  • Die Schnittstellen sind unter der folgenden URL dokumentiert: https://portal.poolynk.com/api-spec/index#/
  • Zur Verwaltung der Zugriffsberechtigung muss ein API-Key für einen (technischen) Benutzer über das Benutzermanagement eingerichtet werden.
  • Für das Test-System sind die Schnittstellen hier zu finden: https://portal-test.poolynk.com/api-spec/index#/.
  • Für das Test-System wird ein eigener API-Key benötigt.
Ist eine Integration in die vorhandene IT-Landschaft erforderlich?

  • Das System kann auch ohne eine Integration verwendet werden.
  • Dies empfiehlt sich insbesondere für eine schnelle Einführung bzw. für einen grundsätzlichen Test der Prozesse.
  • Eine Integration über die bestehenden Standard-Schnittstellen kann dann in einem zweiten Schritt erfolgen.
Wie lange dauert die Einführung?

  • Die Dauer für eine flächendeckende Einführung ist abhängig von der Unternehmensgröße, maßgeblich von der Anzahl der Standorte und der Anzahl der beteiligten Benutzer.
  • Ein erster Prozess-Test ist direkt nach der Registrierung möglich.
  • Wie empfehlen zunächst die Durchführung eines Tests in einem Teilsegment des Anwendungsspektrums.
  • Im Anschluss an einen erfolgreichen Test kann der Roll-Out auf den gesamten Nutzerkreis erfolgen. Je nach Umfang kann dies auch stufenweise erfolgen.
  • Auch wenn bei der Nutzung von poolynk kein Customizing o.ä. erforderlich ist, so hat die Einführung trotzdem den Charakter eines Projekts.
  • Hier ist das erforderliche Change-Management zu beachten, sowie die Benennung eines Verantwortlichen bzw. Projektmanagers im Unternehmen.
  • Die Implementierung von Schnittstellen ist grundsätzlich unabhängig von der Nutzung und kann in einen späteren Projektschritt verlagert werden.
Wie gehe ich vor, wenn mein Kunde auf einen Papier-Beleg besteht?

  • Bei der Erfassung einer Transaktion kann optional ein Foto vom Papier-Beleg erstellt werden.
  • Das Foto ist im Web-Portal mit der Transaktion verknüpft.
  • Das Foto kann auch über Schnittstellen in ein eventuell vorhandenes DMS übertragen werden.
  • Der Papier-Beleg kann separat abgelegt werden.
  • Vor allem entfällt die zeitversetzte Übertragung der Daten vom Papier-Beleg in ein Buchungssystem.
Wie wird ein neuer Benutzer angelegt?

  • Neue Benutzer können im Web-Portal angelegt werden.
  • Alternativ kann eine selbständige Registrierung eines neuen Benutzers in der App oder im Web-Portal erfolgen.
  • Nach der Erfassung der ersten Transaktion kann der neue Benutzer zum Unternehmen hinzugefügt werden.
Wie funktioniert die Kooperation zwischen Partnern?

  • Grundsätzlich ist die poolynk Plattform als unternehmensübergreifende Plattform konzipiert.
  • Dadurch können die Daten ohne erneute Erfassung für verschiedene Unternehmen genutzt werden.
  • Beispielsweise können alle an einer Transaktion beteiligten Unternehmen auf die erfassten Daten zugreifen, sofern sie in der poolynk Plattform registriert sind.
  • Ebenso stehen die Daten zu einer Sendung für die beteiligten Partner zur Verfügung, dies erlaubt die unternehmensübergreifende Kooperation.
  • Verschiedene Unternehmen können für eine Transaktion oder für eine Sendung in unterschiedlichen Rollen zugeordnet werden. Diese Rollen sind: Versender, Empfänger, Frachtführer oder Auftraggeber.
Wie ist der Begriff Transaktion auf der poolynk-Plattform abgegrenzt?

  • Eine Transaktion bezeichnet die Übergabe von Ware oder Ladungsträgern von einem Partner / Unternehmen zu einem anderen.
  • Bei den Transaktionen wird zwischen Beladungen und Entladungen unterschieden.
  • Gleichzeitig mit der Be- bzw. Entladung von Ware auf Ladungsträgern wird der Tausch von leeren Ladungsträgern mit erfasst.
Was genau ist eine Buchung auf der poolynk-Plattform abgegrenzt?

  • Aus den Transaktionen werden Buchungen für alle registrierten Partner abgeleitet.
  • Als Buchung wird dabei jede Bewegung eines einzelnen Ladungsträgers bezeichnet, entweder ein- oder ausgehend.
Kann die Sendungsfunktion auch unabhängig vom Ladungsträgermanagement verwendet werden?

  • Grundsätzlich ist das möglich
  • Derzeit haben wir noch kein Preismodell für diesen Anwendungsfall hinterlegt.
  • Daher kann dieser Anwendungsfall derzeit kostenlos getestet werden.
  • Wir werden die Nutzer rechtzeitig über ein Preismodell informieren.